Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

Pokeca Base — HARRO Netherlands B.V.
Hoofdvestiging, contact- en retouradres: Rembrandtweg 92, 1181 GW Amstelveen, Nederland
Statutaire zetel: Haarlem
KvK: 90324889 · Btw: NL865278301B01
E-mail: info@harrojp.com · Telefoon: +31 20 370 1651

Gegevens en doeleinden

Bij het starten van de betaling slaan we je naam, e-mailadres, producten, aantallen, bedragen, taalkeuze en bestel- en betaalreferenties op. Voor bezorging gebruiken we ook je adres en land. Dit gebeurt vóórdat de betaling is afgerond. We gebruiken deze gegevens om je verzoek voor te bereiden, betaling te controleren, te leveren of afhalen te regelen en bestelberichten te sturen. Daarbij bewaren we ook de inhoud en verzendstatus van berichten en de status, gereedmeldings-, afhaal- en deadlinegegevens. De grondslag is het op jouw verzoek voorbereiden en uitvoeren van de overeenkomst. Je volledige kaartnummer en beveiligingscode vul je bij SumUp in, niet in onze webshop.

Voor retouren, herroeping, klachten en garantie verwerken we contact- en aankoopgegevens, je verklaring, ontvangsttijdstip, afhandelstatus en correspondentie. Dit is nodig voor de overeenkomst en onze wettelijke verplichtingen. Noodzakelijke verkoop- en betalingsgegevens bewaren we voor onze wettelijke administratieplicht.

Voor beveiliging, misbruikpreventie en geschillen gebruiken we technische verzoekgegevens, afgeleide codes (hashes) van IP-adressen en waar van toepassing e-mailadressen, fout- en verzendregistraties en relevante bestelgegevens. Dit berust op ons gerechtvaardigde belang bij een veilige, betrouwbare webshop en het afhandelen of onderbouwen van aanspraken. Een hash is niet hetzelfde als anonieme informatie.

Welke gegevens zijn nodig?

Naam en e-mailadres zijn nodig om online af te rekenen; voor bezorging is ook een adres nodig. Zonder deze gegevens kunnen we de betreffende online bestelling niet verwerken. Het herroepingsformulier vraagt gegevens om je verklaring en aankoop te herkennen en je een ontvangstbevestiging te mailen. Je kunt ook per e-mail of post herroepen; een reden is niet verplicht. Deel geen kaartgegevens of onnodige gevoelige informatie.

Vrijwillige voorraadmeldingen

Als je een voorraadmelding aanvraagt, verwerken we je e-mailadres, de productcode (SKU), taalkeuze, toestemming en de tijdstippen en status van je aanvraag. We gebruiken bevestigings- en afmeldcodes om je aanvraag te bevestigen of te stoppen. Je ontvangt eerst een bevestigingsmail. Pas nadat je zelf bevestigt, sturen we één e-mail als het product weer te koop is. Dit gebeurt met je toestemming; deze aanvraag schrijft je niet in voor andere marketing. Je kunt je toestemming intrekken via de afmeldlink in je e-mail. Een melding reserveert geen voorraad.

Een onbevestigde aanvraag vervalt na 24 uur. Een bevestigde aanvraag blijft maximaal 180 dagen actief. De gegevens van afgeronde, ingetrokken of verlopen aanvragen worden uiterlijk 30 dagen na het einde verwijderd. We gebruiken hiervoor de bestaande hosting en e-maildienst Resend.

Dienstverleners

We gebruiken OpenAI Sites met Cloudflare-infrastructuur voor hosting en opslag, SumUp voor betalingen, Sendcloud en DHL voor verzending, en Resend voor berichten over bestellingen, afhalen, herroeping en aangevraagde voorraadmeldingen. We delen de daarvoor nodige bestel-, contact-, bezorg- en berichtgegevens. Ook bevoegde medewerkers en, waar nodig voor administratie of wettelijke verplichtingen, onze administratieve adviseurs en bevoegde instanties kunnen noodzakelijke gegevens ontvangen.

SumUp en DHL verwerken gegevens ook onder hun eigen verantwoordelijkheid. Hun verklaringen geven meer informatie:
SumUp: https://www.sumup.com/en-gb/privacy/
DHL: https://www.dhlecommerce.nl/nl/verwerking-persoonsgegevens

Verwerking buiten de EER

Deze diensten kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Resend bewaart e-mailgegevens in de Verenigde Staten en gebruikt de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De gepubliceerde verwerkersvoorwaarden van OpenAI voorzien voor doorgiften buiten de EER in standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit. De voorwaarden van Sendcloud vereisen passende bescherming bij internationale doorgiften. Via deze links vind je de waarborgen; mail info@harrojp.com voor meer informatie of een kopie.
OpenAI Sites: https://openai.com/policies/chatgpt-sites-data-processing-addendum/
OpenAI zakelijke diensten: https://openai.com/policies/data-processing-addendum/
Resend: https://resend.com/legal/dpa
Sendcloud: https://www.sendcloud.com/data-processing-addendum/

Hoe lang bewaren we gegevens?

Niet-afgeronde betaling: onze periodieke controle wist naam, e-mailadres, bezorgadres en de betaallink uit de actieve webshopdatabase wanneer SumUp bevestigt dat de betaling definitief is verlopen zonder geslaagde transactie, en er geen openstaande afhandeling of andere bewaarnoodzaak is. Bij onduidelijke betalingen, klachten of geschillen bewaren we wat nodig is om die situatie op te lossen. Alleen het sluiten van je browser of het verlopen van de voorraadreservering wist geen gegevens. Product-, bedrag- en betaalreferenties blijven bestaan voor controle; die zijn niet volledig anoniem.

Betaalde bestellingen: gegevens in onze verplichte basisadministratie bewaren we in beginsel 7 jaar. Een langere wettelijke termijn geldt alleen voor gegevens waarvoor die verplichting bestaat, niet automatisch voor alle contactgegevens of berichten. Voor bezorging, afhalen, berichten en retouren is de bewaartermijn gekoppeld aan de afhandeling en eventuele openstaande garantie, terugbetaling of aanspraak. Daarna beoordelen we welke gegevens nog noodzakelijk zijn en verwijderen we overbodige gegevens.

Beveiligingscodes en technische registraties bewaren we zolang ze nodig zijn om misbruik of incidenten te onderzoeken of af te handelen. Het verlopen van een verzoeklimiet wist de opgeslagen code niet automatisch. Andere bewaarbeoordelingen dan de hierboven beschreven automatische opschoning gebeuren handmatig. Verwijdering uit de actieve webshopdatabase verwijdert niet tegelijk alle gegevens bij dienstverleners, in logbestanden of back-ups; daarvoor gelden hun toepasselijke bewaartermijnen en onze afspraken.

Opslag in je browser

De webshop gebruikt lokale browseropslag voor je winkelmand en taalkeuze. Deze blijven bewaard totdat ze worden gewijzigd of gewist; je kunt ze verwijderen via de websitegegevens in je browserinstellingen. Na een geslaagde bestelling wordt de winkelmand geleegd. Hosting- en betaaldiensten kunnen daarnaast technische gegevens verwerken voor werking en beveiliging; hun eigen informatie is van toepassing op hun diensten.

Geaggregeerde webshopstatistieken

We tellen per dag paginaweergaven, productweergaven, toevoegingen aan de winkelmand en het openen van de checkout. We bewaren daarvoor alleen totalen per soort actie, paginacategorie en een globale herkomstcategorie (Instagram, Google, Marktplaats, direct of overig) in onze bestaande hostingdatabase. Deze tellingen bewaren geen IP-adressen, volledige URL’s, zoektermen, klantgegevens of bezoekerscodes en gebruiken geen extra cookies of browseropslag. Ze worden niet aan bestellingen gekoppeld. We respecteren Do Not Track en Global Privacy Control. Je kunt de telling voor de huidige pagina en daaropvolgende navigatie binnen hetzelfde document uitschakelen door ?metrics=off aan de webshop-URL toe te voegen; na volledig herladen of een nieuw tabblad moet je dat opnieuw doen. Technische verwerking door de hosting voor werking en beveiliging staat los van deze totalen.

Je rechten en contact

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking en overdraagbaarheid, voor zover de AVG die rechten geeft. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Wanneer verwerking op toestemming berust, kun je die intrekken zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Wettelijke bewaarplichten of noodzakelijke aanspraken kunnen verwijdering beperken.

Mail info@harrojp.com. We kunnen passende informatie vragen om je identiteit te controleren; stuur niet uit jezelf een identiteitsbewijs. We reageren op gewone vragen binnen 3 werkdagen en handelen een AVG-verzoek in beginsel binnen één maand af. Als de wet een verlenging toestaat, informeren we je binnen die maand over de reden.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap , of bij de bevoegde toezichthouder waar je woont, werkt of waar de mogelijke overtreding plaatsvond.